Privacybeleid

Kort samengevat

COLLABme brengt projectdragers, bedrijven, onderwijsinstellingen en talents met elkaar in contact. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens: de gegevens die jij zelf invult (profiel, sollicitaties, berichten), gegevens die voortkomen uit je gebruik van de platform — inclusief website, webapplicaties en mobiele app — (interacties, navigatiegebeurtenissen) en gegevens die je kiest te delen via aangesloten diensten (Google, LinkedIn, je agenda). Als je akkoord gaat, sturen we ook grote stappen van je parcours door naar Google en Meta, om het bereik van het platform en de effectiviteit van onze advertentiecampagnes te meten.

Drie principes sturen dit beleid: we verzamelen alleen wat nodig is voor de dienst, we verkopen nooit je gegevens, en jij blijft de baas — zichtbaarheid van je profiel, toestemming voor het meten van bereik en advertenties, optionele koppelingen, en het verwijderen van je account op elk moment via je instellingen. Eén uitzondering, die we liever zwart op wit zetten dan dat je ze zelf ontdekt: onze mobiele app meet zelf de opstarttijd en telt het aantal keren dat je de app opent, zonder dat we je daarom vragen. Deze metingen identificeren je niet en kijken niet naar wat je doet; de sectie « Waarom we je gegevens gebruiken » legt uit op welke basis dit gebeurt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De uitgever van COLLABme, zoals vermeld in de algemene voorwaarden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens zoals beschreven in dit beleid. Voor vragen kun je ons bereiken via info@collabme.be.

Speciale situatie: in de werkomgeving van een organisatie (ledenbeheer, teamstructuur, werving, onboarding) bepaalt de organisatie zelf de doelen — zij treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en COLLABme als verwerker, die deze gegevens host en beveiligt voor haar rekening. Om je rechten op deze gegevens uit te oefenen, neem eerst contact op met je organisatie; wij ondersteunen hen bij hun antwoord.

De gegevens die we verzamelen

Afhankelijk van de functies die je gebruikt, verwerken we de volgende categorieën:

• Account en inloggen — e-mailadres, voornaam en achternaam, profielfoto, voorkeurstaal. Je logt in zonder wachtwoord, via een link die naar je e-mail wordt gestuurd of via Google of LinkedIn (dan ontvangen we je identiteit, naam, e-mail en profielfoto van deze diensten).
• Profiel en facetten — weergegeven naam, openbare gebruikersnaam (@handle), profielfoto en coverfoto, titel, biografie, vaardigheden, ervaringen, opleidingen, sector, telefoonnummer, contact-e-mailadres, adres en locatie die je opgeeft, dagtarief, beschikbaarheid, en de informatie die specifiek is voor elke facet (student, freelancer, leerkracht, werknemer, investeerder, projectdrager). We verzamelen nooit je locatie via je toestel: de locatie is diegene die jij invoert.
• Geboortedatum (verplicht) — gevraagd vanaf de eerste stap van de registratie, en vereist voor oudere accounts voordat je verder kunt: hiermee passen we de bescherming voor minderjarigen toe (toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger, uitsluiting van bepaalde meetinstrumenten). Je geeft ze zelf op, wordt nooit op je openbare profiel getoond en kan na registratie alleen gewijzigd worden via onze support, op gemotiveerd verzoek en met een traceerbare correctie.
• Inhoud en interacties — berichten, reacties, polls en stemmen, reviews, aanbevelingen van vaardigheden, connecties en abonnementen, favorieten, deelnames aan evenementen.
• Sollicitaties — je motivatiebrief, de facet waarmee je solliciteert en de compatibiliteitsscore die wordt berekend (zie de sectie over AI).
• Berichten en oproepen — de inhoud van je berichten, inclusief spraakberichten en bijlagen, je reacties, je online status en de oorspronkelijke taal van berichten (voor vertaling bij het lezen). Voor audio- en videogesprekken bewaren we alleen de trace — wie heeft wie gebeld, wanneer en hoe lang — en, bij een mislukte of slechte verbinding, een technisch rapport over de verbinding (opbouwtijd, gebruik van een relais, oorzaak van de storing): nooit het geluid of de beelden.
• Werkomgeving van een organisatie — je rol en functie, je afdeling en hiërarchische aansluiting, goedkeuringen van publicaties, sollicitatiegesprekken en onboarding-trajecten.
• Financiële gegevens — het privé-activiteitenregister van je freelance-facet (klanten, bedragen, factuur- en incassostatus), het declaratieve register van je investeringen, je getoonde tarieven. Als je een betaald abonnement afsluit, wordt de betaling afgehandeld door onze dienstverlener Stripe: we slaan nooit je kaartnummer op, alleen een klantreferentie en abonnementsgebeurtenissen.
• Externe agenda (optioneel) — als je Google Agenda of Microsoft Outlook koppelt, slaan we versleutelde toegangstokens op, je beschikbaarheden (vrije/bezette tijdsloten) en, uitsluitend voor jouw gebruik, de agenda-items.
• Verificaties — school-e-mailadres (de verificatietoken wordt gehash opgeslagen), attesteringen en diploma’s afgeleverd door instellingen of bedrijven, en voor minderjarigen de naam en het e-mailadres van de wettelijke vertegenwoordiger die toestemming heeft gegeven.
• Technische en gebruikgegevens — productgebeurtenissen die als first party op het hele platform worden verzameld, de mobiele app inbegrepen (bekeken schermen en pagina's, ondernomen acties zoals solliciteren, publiceren, zoeken, delen of van pet wisselen), zonder bewaard IP-adres, zonder zoektekst, zonder berichtinhoud en zonder volledig pagina-adres — de identificatoren daarin worden vóór verzending vervangen —, gekoppeld aan een anonieme identificatie die pas na jouw toestemming wordt aangemaakt; als je instemt met de gebruiksmeting, geanonimiseerde route-opnames en heatmaps (klikken en scrollen op het web, gebaren en getoonde schermen op mobiel), waarbij invoervelden en gesprekken vóór de opname worden afgeschermd; push-abonnementen (technisch adres van de browser of het toestel en user-agent); en een IP-adres dat vluchtig en in het geheugen wordt verwerkt, uitsluitend ter bescherming tegen misbruik — het wordt nooit in de databank bewaard.
• Advertentiemeting (met jouw toestemming) — je keuze per oppervlak (website en webapplicaties aan de ene kant, mobiele app aan de andere kant) en, afhankelijk van die keuze, de identifiers die door de tags van Google en Meta in je browser worden geplaatst (Google Analytics-identifier, Meta-identifiers _fbp en _fbc, identifier van een klik op een Google-advertentie) alsook de technische beschrijving van je browser (user agent); in de mobiele app de installatie-identifier toegekend door Firebase en, als je akkoord gaat met advertentiemeting (en op iPhone ook met tracking), de advertentie-identifier van je toestel, gelezen door de Meta SDK. Wat we precies naar Google en Meta sturen, staat beschreven in de sectie « Audience- en advertentiemeting ».
• Technische metingen van de mobiele app — opstarttijden van de app en het tonen van haar schermen, aantal keren dat de app wordt geopend, versie van de app, type toestel en versie van het besturingssysteem, alsook de domeinnaam van de traagste netwerkservice bij het opstarten. Deze metingen bevatten geen identiteit, geen inhoud van je schermen, geen invoer van jou, en geen volledige adressen van geopende pagina’s — de unieke codes die je ontvangt via een link (uitnodiging, bevestiging van e-mailadres, toestemming van ouders) worden verwijderd vooraleer ze worden verzonden. Ze zijn gekoppeld aan een technische installatie-identificatie, specifiek voor de app en los van je account, die blijft bestaan zolang de app geïnstalleerd is. In tegenstelling tot het meten van je bezoekersgedrag, zijn deze metingen niet afhankelijk van je toestemming: zie de volgende sectie.

Waarom we jouw gegevens gebruiken

Elke verwerking berust op een wettelijke basis uit de AVG:

• De dienst leveren (uitvoering van de overeenkomst) — je account aanmaken en beheren, je profiel tonen, je inhoud publiceren, je sollicitaties doorsturen, berichten bezorgen, organisatieruimtes laten functioneren, abonnementen innen.
• Mensen met elkaar in contact brengen (uitvoering van de overeenkomst) — compatibiliteitssuggesties en -scores berekenen tussen profielen en opportuniteiten, op basis van de inhoud van je profiel en de vacatures.
• De platform beschermen (gerechtvaardigd belang) — misbruik en fraude voorkomen, de doorvoer van verzoeken beperken, meldingen behandelen, gemelde inhoud modereren.
• Met jou communiceren (uitvoering van de overeenkomst) — inlog-e-mails, meldingen over je activiteit, antwoorden op je verzoeken.
• E-mails van de dienst gekoppeld aan je account (gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst) — een welkomstmail, één keer verzonden wanneer je je inschrijving afrondt; herinneringen over de status van je account (inschrijving afronden, een eerste sollicitatie doen, een eerste vacature publiceren, sollicitaties zonder antwoord verwerken…), maximaal twee per periode van zeven dagen; een wekelijks overzicht (compatibele vacatures en profielbezoeken voor een student, openstaande sollicitaties voor een bedrijf, activiteit van de promoties voor een school). De herinneringen voor studenten worden nooit verzonden naar een minderjarig account of een account waarvan de geboortedatum niet is opgegeven; de andere herinneringen worden nooit verzonden naar een account dat als minderjarig is geïdentificeerd. Het studentenoverzicht ook niet, tenzij de wettelijke vertegenwoordiger zijn toestemming heeft bevestigd; de overzichten voor bedrijven en scholen worden nooit verzonden naar een account dat als minderjarig is geïdentificeerd. Je kunt je hiertegen verzetten op elk moment, met één klik, via de afmeldlink onderaan elke e-mail, of door ons te schrijven.
• Je aan bedrijven voorstellen (toestemming) — als je student bent, meerderjarig en zelf de instelling ‘Mijn profiel voorstellen aan bedrijven via e-mail’ activeert (nooit standaard geactiveerd), kan je profiel verschijnen in een wekelijkse selectie die per e-mail naar bedrijven met een openstaande vacature die bij je past, wordt verzonden, op voorwaarde dat je profiel openbaar is en #DISPO toont. Het bedrijf ziet je naam, je titel, de stad uit je #DISPO, drie vaardigheden en je compatibiliteit met de vacature, met een link naar je profiel: nooit je e-mailadres, telefoonnummer, adres of foto. Je wordt niet voorgesteld aan een organisatie waar je lid van bent of waarop je al hebt gesolliciteerd, noch aan iemand met wie een blokkering bestaat, en niet meer dan één keer per 56 dagen aan hetzelfde bedrijf. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken in je notificatie-instellingen.
• Meting en verbetering (toestemming) — bezoekstatistieken en analyse van het gebruik (onze eigen statistieken, PostHog, Microsoft Clarity, Google Analytics, inclusief Firebase in de mobiele app), alleen als je daarmee instemt via het vakje « Audience-meting » in de toestemmingsbanner.
• Meting en optimalisatie van onze advertentiecampagnes (toestemming) — weten welke advertenties op Google en Meta (Facebook, Instagram) inschrijvingen, sollicitaties of aanbiedingen opleveren, en de verspreiding ervan aanpassen, alleen als je instemt met het vakje « Advertentiemeting » in de banner (of « Alles toestaan ») — en op de mobiele app op iPhone ook als je de tracking in het venster van Apple toestaat. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken; de intrekking heeft geen invloed op de wettigheid van de verwerkingen die voor die intrekking hebben plaatsgevonden.
• Diensten van derden koppelen (toestemming) — externe agenda, CollabCoach-assistent: elke koppeling is optioneel en herroepbaar.
• De prestaties van onze mobiele app meten (gerechtvaardigd belang) — weten hoe lang de app nodig heeft om op te starten en een scherm te tonen, hoe vaak ze wordt geopend en op welke versies, zodat we traagheden en fouten kunnen verhelpen. Deze metingen dienen niet voor reclame, niet voor profilering en worden niet gekoppeld aan je profiel. Je kunt je hiertegen verzetten door ons te schrijven (zie « Jouw rechten »); op je toestel is de enige manier om ze te stoppen de app te verwijderen.
• Onze wettelijke verplichtingen nakomen — betalingsgegevens bewaren voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden, reageren op wettelijk gegronde verzoeken van autoriteiten.

Matching, AI en geautomatiseerde beslissingen

De kern van COLLABme is een matchingsmotor: de inhoud van je profiel en de opportuniteiten wordt omgezet in digitale voorstellingen (embeddings), waarna een taalmodel de compatibiliteit tussen een profiel en een opportuniteit beoordeelt. Deze verwerking wordt uitgevoerd door onze dienstverlener Mistral AI, gevestigd in de Europese Unie. De verkregen score is indicatief: hij helpt om te sorteren en voor te stellen, maar beslist niets.

Wanneer een sollicitatiegesprek wordt voorbereid, kan de platform verschillende voorbereidingsgidsen genereren voor de recruiter en de kandidaat, op basis van het profiel en de vacature. Berichten in de chat kunnen bij het lezen worden vertaald in jouw taal; de tekst van het bericht wordt dan doorgestuurd naar de AI-dienstverlener voor deze vertaling. De CollabCoach-assistent werkt alleen als jij hem activeert, en elke actie wordt geregistreerd in een logboek dat raadpleegbaar en omkeerbaar is.

Geen enkele beslissing die juridische gevolgen voor jou heeft of je aanzienlijk beïnvloedt, wordt volledig geautomatiseerd genomen in de zin van artikel 22 van de AVG: het accepteren of afwijzen van een sollicitatie blijft altijd een menselijke beslissing, genomen door de recruiter. Als je vindt dat een score of suggestie jou benadeelt, stuur ons dan een bericht: een mens zal je situatie bekijken.

Bezoekersmeting en reclamemeting (Google, Meta)

Met jouw toestemming meten we het bezoekersaantal op het platform met Google Analytics en de effectiviteit van onze advertentiecampagnes op Google en Meta (Facebook, Instagram). Er zijn drie manieren: tags die in je browser worden geladen (Google Analytics en Meta-pixel op de website en het bedrijvenportaal), SDK’s in de mobiele app (Google Firebase Analytics en Meta SDK) en servertransmissies (Google Analytics Measurement Protocol, Meta Conversions API) die belangrijke stappen in je reis doorsturen, waar die ook plaatsvinden — website, webapplicaties of mobiele app. Hieronder lees je precies wat er wordt doorgestuurd en onder welke voorwaarden:

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, net zo eenvoudig als je hem hebt gegeven: op de website via de knop « Mijn cookievoorkeuren beheren » in het cookiebeleid (link onderaan deze pagina); in de webapplicaties in je instellingen, sectie « Privacy »; in de mobiele app in Instellingen → Privacy. Op iPhone kun je de trackingtoestemming ook intrekken via de iOS-instellingen: Instellingen → Privacy en beveiliging → Tracking. De intrekking stopt toekomstige verzendingen, ook die die nog in onze wachtrij stonden. Wat al is verzonden, blijft staan: zie « Jouw rechten ».

• De gebeurtenissen — vanuit je browser: bekeken pagina’s, klik op een inschrijfknop, stappen in het inschrijfproces, bekijken of delen van een vacature, starten van een sollicitatie of een vacature, zoeken (dat er een zoekopdracht is uitgevoerd, nooit de ingevoerde tekst), starten van een abonnementsbetaling. Vanaf onze servers: account aanmaken, inschrijfproces afronden, profiel activeren, een vacature publiceren, solliciteren, een stagevoorstel doen, een gesprek plannen, stage aanvaarden, een organisatie aanmaken, toetreden tot een schoolcohort, een betaald abonnement afsluiten, een dossier « Oprichtende bedrijven » indienen.
• De parameters van deze gebeurtenissen — jouw publiek (bijv. student of bedrijf), je hoofdfacet, de stad en het domein gekoppeld aan je aankomst op het platform of de betreffende vacature, de bron, het medium en de campagne die je hebben gebracht, de gebruikte applicatie, het type vacature, organisatie of abonnement, de identifier van de bekeken vacature of het cohort waar je aan bent toegevoegd, en voor sommige stappen een conventionele waarde die dient om campagnes te optimaliseren (dit is geen bedrag dat jij betaalt).
• De technische identifiers — naar Google: de Google Analytics-cookieidentifier (client_id) of, indien niet beschikbaar, een technische identifier berekend op basis van je interne identifier, en je interne COLLABme-identifier (user_id), die niet je naam of e-mailadres is. Naar Meta: de identifiers van de Meta-cookies (_fbp, en _fbc als je via een Meta-advertentie bent aangekomen), de technische beschrijving van je browser (user agent) en de URL van de oorspronkelijke pagina.
• De matchingsgegevens, alleen voor Meta — je e-mailadres, je telefoonnummer als dat is ingevuld, je interne identifier (external_id) en de stad gekoppeld aan het evenement, genormaliseerd en gehashd (SHA-256) op onze servers voordat ze worden verzonden. Meta ontvangt deze waarden niet in leesbare vorm, maar kan ze vergelijken met de op dezelfde manier berekende vingerafdrukken van Facebook- of Instagramaccounts die het beheert, om de stap aan een advertentie te koppelen: hashen is dus pseudonimisering, geen anonimisering. De stad staat overigens in leesbare vorm in de parameters van het evenement. Deze gegevens worden alleen verzonden als je instemt met advertentiemeting — en op de mobiele app op iPhone ook als je de tracking toestaat — en alleen als we ook een bezoek van jou aan de website of een webapplicatie registreren: voor wie alleen de mobiele app gebruikt, sturen onze servers niets naar Meta, en meet alleen de SDK van de app, zonder e-mail of telefoon. Google ontvangt geen e-mail of telefoon.
• Wat onze servers nooit verzenden — je naam, je IP-adres (onze servers lezen het niet voor deze meting), de inhoud van je berichten of sollicitaties, je zoekteksten, je gegevens uit de werkruimte, en de gegevens die je invult in het formulier « Oprichtende bedrijven ». Wanneer de tags in je browser worden geladen, verbindt die zich echter rechtstreeks met de servers van Google en Meta, die dan — zoals bij elke webverbinding — je IP-adres en technische informatie over je toestel ontvangen en verwerken volgens hun eigen regels.
• Jouw toestemming, per categorie — het vakje « Audience-meting » in de banner bestuurt Google Analytics; het vakje « Advertentiemeting » bestuurt de Meta-pixel, de Meta Conversions API en het advertentiegebruik van de gegevens door Google (Consent Mode v2: zonder deze toestemming telt Google de stap wel, maar gebruikt hem niet voor advertenties). Zolang je geen keuze hebt gemaakt, wordt er niets geladen of verzonden: geen keuze is geen toestemming. Onze servers lezen je keuze bij elke verzending opnieuw, en een weigering op één oppervlak (website en webapplicaties, mobiele app) geldt voor alle andere. In de mobiele app geldt dezelfde logica voor de SDK’s: audience-meting bestuurt Firebase Analytics, advertentiemeting bestuurt de Meta SDK (en het advertentiegebruik van de gegevens door Firebase); op iPhone geldt een geweigerde trackingtoestemming in het Apple-venster ook als weigering voor Meta, ook voor servertransmissies.
• Minderjarigen — onze servers sturen niets naar Google of Meta voor een minderjarig account, noch voor een account waarvan de geboortedatum nog niet is opgegeven. De browser-tags worden nooit geladen voor een als minderjarig geïdentificeerd account, en de SDK’s van de mobiele app (Firebase Analytics, Meta SDK) starten nooit voor een minderjarig account of een account waarvan de leeftijd onbekend is. Op de website, waar je zonder inloggen kunt surfen, kennen we de leeftijd van de bezoeker niet: de tags daar hangen alleen af van de keuze in de toestemmingsbanner.
• Alleen recente verzendingen — een stap die ouder is dan 72 uur wordt nooit verzonden.
• De SDK’s van de mobiele app — Firebase Analytics (Google) ontvangt, onder je interne COLLABme-identifier en een eigen installatie-identifier, de schermen die je bezoekt (alleen de schermnaam, nooit het adres) en dezelfde gebeurtenissen als de browser-tags; het leest de advertentie-identifier van je toestel niet. De Meta SDK ontvangt dezelfde gebeurtenissen, belangrijke stappen in de app en automatische gebeurtenissen (installatie, openen van de app), zonder je naam, e-mail of telefoon. Beide SDK’s worden uitgeschakeld geleverd: ze starten pas na jouw toestemming, en intrekking stopt ze — Firebase wist dan ook de meetgegevens die op het toestel waren opgeslagen.
• Op iPhone vraagt Apple om toestemming voor tracking (App Tracking Transparency) — als je instemt met advertentiemeting, vraagt de app je daarna één keer om « Tracking toestaan ». Zonder deze toestemming ontvangt Meta niets, noch van de app noch van onze servers. Als je toestemt, kan de Meta SDK de advertentie-identifier van je toestel (IDFA) uitlezen. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken via Instellingen → Privacy en beveiliging → Tracking, of de advertentiemeting intrekken in de app (Instellingen → Privacy).
• Op Android, waar dit venster niet bestaat, volstaat je toestemming voor advertentiemeting in de app; de Meta SDK kan dan de Android-advertentie-identifier van je toestel uitlezen. Je kunt deze toestemming intrekken in de app (Instellingen → Privacy) en deze identifier resetten of wissen via de Android-instellingen.

Wie ziet wat

• Je profiel (getoonde naam, foto, titel, vaardigheden, stad, openbare inhoud) is zichtbaar voor andere gebruikers. Je volledige adres, indien ingevuld, wordt nooit getoond aan anderen: enkel de stad verschijnt, en het adres wordt alleen gebruikt om afstanden te berekenen en je geschikte opdrachten in de buurt voor te stellen. De gepubliceerde freelance-etalages zijn ook zichtbaar voor niet-ingelogde bezoekers en kunnen worden geïndexeerd door zoekmachines; je kiest zelf of je je etalage publiceert of niet.
• Privéprofiel: je kunt je profiel privé maken in je privacy-instellingen. Je publicaties zijn dan alleen zichtbaar voor je geaccepteerde contacten, alleen zij kunnen je foto in groot formaat zien, en je openbare pagina wordt niet meer geïndexeerd door zoekmachines. Je naam, je profielfoto in thumbnail en je titel blijven zichtbaar, zodat men je kan herkennen en je kan voorstellen voor een match.
• Selectie voor bedrijven: alleen als je dit hebt geactiveerd in je instellingen (student, meerderjarig, openbaar profiel met #DISPO), kan een bedrijf dat aan het werven is per e-mail je naam, je titel, de stad uit je #DISPO, drie vaardigheden en je compatibiliteit met de vacature ontvangen — nooit je contactgegevens of foto. Een minderjarig account of een account waarvan de geboortedatum niet is opgegeven, wordt nooit voorgesteld.
• Jouw sollicitaties zijn alleen zichtbaar voor de organisatie die ze ontvangt. De voorbereidingsgids die voor de recruiter wordt gegenereerd, wordt niet aan jou getoond, en omgekeerd.
• Jouw berichten zijn alleen zichtbaar voor de deelnemers aan het gesprek. Onze teams hebben er geen toegang toe, behalve wanneer een deelnemer een bericht meldt: de moderatie ziet dan alleen een beperkt venster rond het gemelde bericht, gereconstrueerd vanuit het perspectief van de melder.
• In een organisatieruimte worden jouw teamgegevens (rol, functie, afdeling) beheerd door de organisatie en door de personen die zij daartoe machtigt.
• Jouw privéregisters (freelanceactiviteit, investeringen) zijn nooit zichtbaar voor andere gebruikers.
• De spookmodus verwijdert de melding die wordt verzonden bij het raadplegen van een profiel; de raadpleging wordt technisch wel geregistreerd en de wederkerigheid blijft gelden.

Met wie we jouw gegevens delen

We verkopen jouw gegevens niet. We delen ze alleen met dienstverleners die ons helpen de dienst te leveren, elk beperkt tot hun doel:

• Mistral AI (Europese Unie) — berekening van de matching, generatie van de sollicitatiegidsen, vertaling van berichten bij lezing, CollabCoach-assistent. Dit is onze enige AI-dienstverlener.
• Brevo (Europese Unie) — verzenden van inlog-e-mails, transactie-e-mails en service-e-mails gekoppeld aan je account (welkom, herinneringen, wekelijkse overzichten), alsook profielselecties verzonden naar bedrijven.
• Stripe — verwerken van betalingen en abonnementen, berekenen van btw, facturen en klantportaal.
• Google — koppeling met je account (als je dat kiest) en Google Agenda (als je die koppelt).
• Google Ireland Limited (Google Analytics, en Firebase Analytics in de mobiele app), met jouw toestemming — audience-meting en, als je instemt met advertentiemeting, meting van onze campagnes (zie « Audience- en advertentiemeting »). Voor audience-meting verwerkt Google de gegevens voor onze rekening, als verwerker, volgens zijn verwerkingsvoorwaarden. Voor sommige toepassingen — met name advertenties, als je daarmee instemt — kan Google de gegevens ook voor eigen rekening verwerken, volgens zijn eigen regels.
• Meta Platforms Ireland Limited (Meta-pixel, Conversions API en Meta SDK in de mobiele app), met jouw toestemming voor advertentiemeting — en op iPhone ook met je trackingtoestemming — meting en optimalisatie van onze campagnes op Facebook en Instagram. Voor het verzamelen en verzenden van deze gegevens naar Meta handelen COLLABme en Meta in principe als gezamenlijke verwerkers; Meta is daarna alleen verantwoordelijk voor de verwerkingen die het zelf uitvoert, zoals beschreven in zijn privacybeleid.
• Microsoft — Outlook-agenda (als je die koppelt) en, met je toestemming voor bereikmeting, het hulpmiddel Microsoft Clarity: heatmaps en geanonimiseerde parcoursregistraties op de website, de webapplicaties en de mobiele app. Dit hulpmiddel wordt nooit geactiveerd voor een als minderjarig geïdentificeerd account.
• LinkedIn — koppeling met je account (als je dat kiest); bovendien kan een opportuniteit worden gepubliceerd op de LinkedIn-pagina van COLLABme na menselijke goedkeuring, nooit je profiel.
• PostHog (gehuisvest in de Europese Unie) — gebruikersstatistieken van het product, alleen na jouw toestemming.
• Onze host (Unie van Europese landen) — hosting van servers, databases, bestandsopslag en back-ups.
• Expo (Verenigde Staten) — technische meting van onze mobiele app: opstart- en navigatietijden, aantal keren dat de app wordt geopend, versies van de app en het besturingssysteem. Geen inhoud, geen berichten en geen accountidentificatie worden doorgestuurd.
• Cloudflare — relais voor audio- en videogesprekken (TURN-server), wanneer je toestellen elkaar niet direct kunnen bereiken: het stuurt versleutelde streams door zonder ze te kunnen lezen, en ziet de IP-adressen van de aangesloten toestellen.
• De notificatieservices van je browser (Google, Mozilla, Apple) — doorsturen van de pushnotificaties die je hebt ingeschakeld.
• De overheid — uitsluitend op wettelijk onderbouwde vraag.

Doorgeleiding buiten de Europese Unie

Onze servers en database staan in de Europese Unie, en onze belangrijkste AI- en e-maildienstverleners zijn Europees. Sommige dienstverleners (Stripe, Google, Microsoft, LinkedIn) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken: deze overdrachten vallen onder het EU–VS databeschermingskader (Data Privacy Framework) of onder de modelcontractclausules van de Europese Commissie. Microsoft Clarity verwerkt, met jouw toestemming, de opnames van je reis buiten de Europese Unie, binnen dit kader. De technische metingen van onze mobiele app worden verwerkt door Expo in de Verenigde Staten. Het relais voor gesprekken van Cloudflare werkt via zijn wereldwijde netwerk, binnen hetzelfde kader.

Google Analytics (inclusief Firebase) en Meta: de meetgegevens die Google Ireland Limited en Meta Platforms Ireland Limited ontvangen, kunnen worden overgedragen aan hun moederbedrijven in de Verenigde Staten (Google LLC en Meta Platforms, Inc.), die zich houden aan het Data Privacy Framework; hun contractuele voorwaarden voorzien bovendien in modelcontractclausules. Onze servers sturen de gebeurtenissen van Google Analytics naar een verzamelpunt in de Europese Unie, wat niet uitsluit dat ze later in de Verenigde Staten worden verwerkt.

Hoe lang we je gegevens bewaren

• Jouw account en de inhoud ervan — zolang het account bestaat. Het verwijderen van je account, beschikbaar in jouw instellingen, wist onmiddellijk jouw profiel, jouw publicaties, jouw vacatures, jouw sollicitaties, jouw reviews, de accounts die je volgt en die jou volgen, jouw favorieten, jouw notificaties, jouw advertentiemetingsgegevens en jouw inlogtoegang. Het wist niet alles: reeds verzonden berichten blijven staan in de gesprekken van jouw gesprekspartners, de organisaties die je hebt aangemaakt blijven bestaan zonder jou, en sommige technische sporen worden nog niet automatisch gewist — stuur ons een bericht voor een volledige verwijdering. Gegevens die reeds aan derden zijn doorgegeven (Google, Meta, Microsoft) volgen hun eigen bewaartermijnen.
• Gebruiksevenementen (eigen analytics) — 13 maanden, automatisch gewist elke dag.
• Route-opnames en heatmaps (Microsoft Clarity) — bewaard door Microsoft volgens zijn eigen bewaarbeleid en daarna gewist. Wij bewaren er geen enkele kopie van op onze servers.
• Technische metingen van de mobiele app (Expo) — bewaard door Expo volgens hun eigen retentiebeleid. Wij houden geen kopieën bij op onze servers.
• Toestemmingskeuzes en identifiers voor advertentiemeting — bewaard op onze servers zolang je account bestaat, bijgewerkt bij elk bezoek, gewist zodra je je toestemming intrekt, en verwijderd met je account.
• Verzendwachtrij naar Google en Meta — elke stap die gedetecteerd wordt, wacht op zijn verzending (meestal enkele minuten, nooit langer dan 72 uur); de regel die de status van de verzending voor onze opvolging bijhoudt, wordt automatisch 90 dagen na aanmaak verwijderd.
• Cookies van Google Analytics en Meta — de cookie _ga wordt beperkt tot 13 maanden; de cookies _fbp en _fbc worden 90 dagen bewaard, een periode die door Meta is vastgesteld (zie het cookiebeleid). De gegevens die Google en Meta ontvangen, inclusief via de SDK’s van de mobiele app, worden door hen bewaard volgens hun eigen regels.
• Inlogsessies — ongeveer 30 dagen; tijdelijke tokens (magische link, e-mailwijziging, OAuth) vervallen tussen 15 en 60 minuten.
• Notificaties — gewist 24 uur na lezing.
• Berichten — zolang het gesprek loopt, inclusief spraakberichten: een spraakbericht wordt bewaard en verwijderd zoals de andere berichten. De versleutelingsleutel van een gesprek kan worden vernietigd, waardoor de inhoud definitief onleesbaar wordt.
• Audio- en videogesprekken — geluid en beeld worden niet opgeslagen of bewaard. De trace van een gesprek (deelnemers, starttijd, eindtijd) wordt 12 maanden na afloop verwijderd, en technische verbindingsrapporten na 90 dagen. De melding van het gesprek in het gesprek (bijv. « Gesprek · 4 min ») is een bericht en wordt bewaard zoals de andere berichten.
• Betalingsgegevens — bewaard na verwijdering van je account, zolang onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen dat vereisen.
• Meldingen en moderatielogs — zolang nodig voor afhandeling en bewijs van onze zorgvuldigheid.

Hoe we je gegevens beschermen

Alle communicatie is versleuteld tijdens verzending (TLS). Berichten in de berichtenfunctie en bijlagen zijn versleuteld bij opslag, met een unieke sleutel per gesprek — de platform houdt deze sleutels om de dienst te laten werken (vertaling, zoeken, melden): het is geen end-to-endversleuteling, en dat willen we duidelijk zeggen. Toegangstokens voor je agenda zijn versleuteld.

De audio- en videogesprekken gaan rechtstreeks van het ene toestel naar het andere, of via de relais van Cloudflare wanneer het netwerk dat vereist. Ze zijn versleuteld tussen de toestellen (via het DTLS-SRTP-protocol van WebRTC), waarbij de relais alleen versleutelde gegevens ontvangt. Onze servers zorgen enkel voor de verbinding tussen de toestellen: ze ontvangen nooit het geluid of de beelden en slaan de technische uitwisselingen die de oproep tot stand brengen niet op.

Toegang voor ons team tot gegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is: sinds augustus 2026 is de berichtenfunctie niet meer raadpleegbaar via onze backoffice — alleen een gemelde bericht door een deelnemer kan worden bekeken, in een beperkt venster. De database wordt automatisch versleuteld gebackupt binnen de Europese Unie.

Bij een datalek dat een risico voor je rechten kan opleveren, melden we dit binnen 72 uur aan de toezichthoudende autoriteit en informeren we je direct als het risico hoog is, conform de artikelen 33 en 34 van de AVG.

Jouw rechten

Je hebt de rechten zoals vastgelegd in de AVG: inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming op elk moment, en het recht om richtlijnen op te stellen over wat er met je gegevens gebeurt na je overlijden.

De meeste rechten kun je rechtstreeks uitoefenen in het platform: je profiel pas je aan in je instellingen, het verwijderen van je account is daar beschikbaar en treedt onmiddellijk in werking (binnen de grenzen beschreven in de sectie « Hoe lang we je gegevens bewaren »), je toestemming voor het meten van het gebruik en voor advertentiemeting kun je intrekken via de pagina Cookiebeleid, via de instellingen van de webapplicaties (sectie « Privacy ») en via het scherm Instellingen → Privacy in de mobiele app. Voor de rest kun je ons bereiken op info@collabme.be — we antwoorden binnen een maand.

Voor de gegevens die naar Google en Meta worden verzonden, kun je je tot ons wenden; je kunt je rechten ook rechtstreeks uitoefenen bij Meta voor de gegevens waarvoor we samen met Meta verwerkingsverantwoordelijke zijn, en bij Google of Meta voor de verwerkingen die zij voor eigen rekening uitvoeren, volgens hun privacybeleid. Het intrekken van je toestemming stopt toekomstige verzendingen; wij kunnen echter geen reeds ontvangen gebeurtenis bij Google of Meta wissen.

Als je vindt dat je rechten niet worden gerespecteerd, kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Pressestraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — of bij de toezichthoudende autoriteit van je woonland.

Minderjarigen

COLLABme verwelkomt studenten, waaronder sommige minderjarigen. De inschrijving van een minderjarige vereist de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger: hiervoor vragen we de naam en het e-mailadres van deze persoon, en bepaalde acties — zoals solliciteren naar een opdracht — blijven geblokkeerd tot deze toestemming is bevestigd. De wettelijke vertegenwoordiger kan zijn toestemming op elk moment intrekken door ons te contacteren. De profielfoto van een minderjarig account, of van een account waarvan de geboortedatum niet is opgegeven, kan nooit in groot formaat worden getoond door andere gebruikers.

De tools voor het opnemen van je reis en heatmaps worden nooit geactiveerd voor een als minderjarig geïdentificeerd account, ook niet in de mobiele app, ongeacht de keuze in de toestemmingsbanner. Hetzelfde geldt voor advertentiemeting: de tags van Google en Meta worden nooit geladen voor een als minderjarig geïdentificeerd account, de Firebase Analytics- en Meta SDK’s in de mobiele app starten nooit — net zomin als voor een account waarvan de leeftijd onbekend is — en het trackingvenster van Apple wordt nooit getoond; onze servers sturen niets naar deze adverteerders voor een minderjarig account — noch voor een account waarvan de geboortedatum nog niet is opgegeven. Deze uitsluitingen zijn gebaseerd op de geboortedatum die je bij inschrijving hebt opgegeven: die is verplicht, maar wordt niet gecontroleerd, en een onjuiste datum maakt ze ongedaan.

Via e-mail ontvangt een als minderjarig geïdentificeerd account nooit een herinnering, en een account waarvan de geboortedatum niet is opgegeven, ontvangt de herinneringen voor studenten niet. Een minderjarig account of een account waarvan de leeftijd onbekend is, ontvangt het wekelijkse studentenoverzicht alleen met de bevestigde toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger, en wordt nooit voorgesteld aan bedrijven in een selectie van profielen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen om de dienst of de regelgeving te volgen. De datum van de laatste update staat bovenaan de pagina. Bij een wezenlijke wijziging — nieuwe verwerkingsdoel, nieuwe ontvanger, nieuwe categorie gegevens — informeren we je via het platform of per e-mail voordat de wijziging van kracht wordt.

Contact met ons opnemen

Voor vragen over je persoonsgegevens of om je rechten uit te oefenen: info@collabme.be. De volledige contactgegevens van de uitgever vind je in de wettelijke vermeldingen.